<トラブル編>
【滞納問題】

05/26 【騒音問題】
マンションの騒音問題 実例
 それは、エントランスの郵便ポストから始まった。
Aさんの奥さんが郵便ポストを開けると、そこには差出人の書いていない茶封筒が入っていた。知り合いからの届け物だろうと思いながら中を見ると、テーブルや椅子の脚に使うゴムの防音材があった。

 その晩、家族(小学生・中学生の男子2人を含む4人家族)で夕食を囲んでいる時に、その話題を出したが、「どこかの粗品じゃないの」程度の関心事だった。 Aさんの奥さんがポストに次の茶封筒を見たのは、それから何日か過ぎてからだった。 今度は差出人の名前があり、中にあったメモには「防音ゴム使いましたか」と書いてあり、 差出人の名前は、階下のBさんであった。「あー、子供が動き回る音でBさんに迷惑をかけていたんだ」と思った奥さんは、家族の集まったその夜、Aさんに話しをし、そして子供達に家の中では階下の人にも迷惑だから、少し静かにするように注意をした。子供達は、素直に「ハイ」と返事をして動きも変わったと思えるようになった。 Aさん夫婦は、「階下に迷惑となるほどにうるさいとは思わなかったが、けっして静かではないな。近日中におわびに行こう。でもこんなやり方ではなく直接言ってくれれば良いのにな。」と話し合った。

 翌日、AさんはBさん宅へ行き詫びた。Bさんも「そんなに気にしないで下さい」と言ってくれた。Aさん家族は音に注意をしながら生活し、階下の件も解決したと思っていた頃、またポストに便箋が。それを読んだAさん夫婦は、驚きと怒りでいっぱいになった。 それには、O月O日 6:00 台所でまな板から包丁の音 13:00 視聴TVの番組名 19:00 テーブルのずらし音 21:00 お風呂の音 こんなメモが、一週間分も。中には、OO:OO「オナラの音」などと。 当時、管理組合の役員でもあったAさんは、なんとか穏便にすませようと思っていたが、 これには怒り心頭、Aさんは形相を変え階下へ問い合わせに行くと。Bさんは「そんなことは知らない」の一点張り。その後は、感情のもつれから始まった上下階での戦争状態。 状況を知った子供も、テーブルの脚をわざとゆらす。感情が高ぶっているAさんも、それを注意する事もしない。階下からは、棒のような物で突っつく音。 Aさんからの相談で、管理組合も関与したが時すでに遅く泥沼状態。Aさんは一部の役員に相談して家を売却の上、転居する事を決意。(階下との問題がなければ、長く住みたいマンションだが、ここまで来てはこの方法しか考えられない。相手から逃げるようで悔しいから、他の人には話さないで欲しい。家族の精神衛生上にも悪い。)
 転居のため住居の売却が決まった時期を同じくして、階下のBさんから、管理組合あて 転居の報告。Bさんから以下のような話があったとの事。 「実はこの1年間、夫婦にて離婚の話し合いをしていた。やっと結論が出たのでここを売却して、転居する事にした。この1年間は自分自身も精神的におかしくなっている部分があった。」

 解決は出来なかったかもしれないが、この事が解っていれば何らかの方法も考えられたのでは。Bさんは家庭の事情もあり、他のマンション住人との交流が少なかった。また夫婦2人暮らしのため、子供を媒介とした交流もなく、交流したくてもそのきっかけがつかめなかったのだろう。
 この事例は、事件にまで発展しなかったがマンション・コミュニティーにとって最悪のケースである。 騒音・音漏れについては、大きく分けて2つある。 @建物の構造上の問題 (床・壁の構造や厚さ、経年にともなう床・壁面のひび、窓のゴム枠などが原因の場合。) A人為的な問題 @ について ・管理組合等に相談し、組合を中心に建築関係の専門家等に相談して解決をはかる。 Aについて ・解決するためには必ず、管理員や管理組合役員などの第三者を交える。 ・トラブルの可能性がある時は、当事者同士だけの話し合いはぜったいに避ける。 音は、その人の間柄によって、聞こえ方が違うと言う。たとえば、同じ歌声でも好意をもっている人のものならば、その歌声はほほえましく聞こえ。まったく知らない人のものならば、上手ならともかくただの騒音としか聞こえない。マンションの居住者間で騒音問題を予防・防止するために大事なことは一にも二にも居住者同士によるあいさつから始まる、住民交流と言っても過言ではない。管理組合は将来の騒音紛争を防ぐためにも、居住者交流の場を提供することを大いに考えて行く必要がある。

  騒音問題について、その多くの当事者は、相手の出す音を「悪い印象のフィルター」がかかった「心の耳」または、「感情の耳」で聞いてしまっている。まずは「悪い印象のフィルター」から「良い印象のフィルター」に付け替える作業も管理士にとって必要である。



<セミナーレジュメ 1>
09/07【総会(集会)開催の基礎知識(総会の準備から開催まで)】

*区分所有法では「集会」と言いますが、規約では「総会」としています。本日の模擬
総会での使用表現は、一般的な呼び方である「総会」の名称を使用して進行いたします。

◇用語について
【区分所有法】
正式名称は「建物の区分所有等に関する法律」と言い、民法の特別法でマンションの憲法と言われるもの。マンションなどで生ずる法律問題を解決する法的基準を示し、トラブル発生を未然に防ぐことを目的として昭和37年に制定された。(昭和58年および平成14年に改正)
【適正化法】
正式名称は「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」と言い、マンションにおける良好な居住環境の確保を図り、国民生活の安定向上等に寄与することを目的としたもの。主な内容として、以下などがある。
@ 区分所有者(組合員)はマンション管理に関し、組合の一員として役割を果たすべく務める。(第1章)
A 管理組合の運営管理に関し相談に応じ、助言等を行なう者として国土交通大臣の登録をうけたマンション管理士の創設(第2章)
B マンション管理業者、管理業務主任者の登録制度およびその業務に関し、国土交通大臣所轄による必要な規制と監督の実施。(第3章)
【標準管理規約】
正式名称は「マンション標準管理規約」と言い、建物、居住形態により「単棟型」
「団地型」「複合用途型」がある。位置づけとしては、管理規約を制定する場合の参考
規約となる。規約はそれぞれのマンションの実態に応じて制定する。

◇総会の意義
「区分所有法」
(区分所有者の団体)
第3条 区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成し、この法律の定めるところにより、集会を開き、規約を定め、及び管理者を置くことができる。一部の区分所有者のみの共用に供されるべきことが明らかな共用部分(以下「一部共用部分」という。)をそれらの区分所有者が管理するときも、同様とする。

○総会は、管理組合における最高の意思決定の機関となる。
○総会は、区分所有法で「毎年必ず開かなくてはならない」ことが決められている。

「区分所有法」
(事務の報告)
第43条 管理者は、集会において、毎年1回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならい。
この条文には以下4つの意味が入っている。
1)【毎年1回一定の時期の事務の報告】
管理者は、毎年1回一定の時期に総会を開き事務の報告をする。
総会にて事務報告をすることにより、区分所有者が質問することができ、管理者の
事務執行についてより監督がしやすくなる。
2)【報告書面の送付による報告について】
管理者は、事務の報告を書面のみで済ませることができなくなり、かならず総会にて
事務報告をすることとなった。ただし総会欠席者にも書面で報告することが適切である。
3)【一定の時期について】
かならずしも時期は規定していないが、マンション標準管理規約では42条3に毎年一回
新会計年度開始後2ヶ月(規約により変更は可)以内に招集することを義務付けている。
「マンション標準管理規約 単棟型」
(総会)
第42条3 理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2か月以内に招集しなければならない。
4)【事務報告の形式】
報告は区分所有者(組合員)全員にするが、形式はきまっていない。ただし、管理者の事務報告にはその年度の収支決算報告も含まれるので、相応のものが必要である。
注)管理者が、この報告をしない場合や虚偽の報告をすると、管理者は20万円以下の過料
に処せられる。(区分所有法第71条4)
「区分所有法」
(管理者等の義務違反行為に対する過料)
第71条4 第43条(第47条12(第66条において準用する場合を含む)において読み替えて適用される場合及び第66条において準用する場合を含む。)の規定に違反して、報告をせず、又は虚偽の報告をしたとき。

◇総会当日までの準備
【開催日決定】
総会は新会計年度開始後2ヶ月(規約により変更は可)以内に開催する。
管理組合にとって重要な会議となるので、多くの区分所有者(組合員)が集まることが
できる日程や時間を理事会にて検討した上、決定する。
【開催場所決定】
マンション内に集会所等がない場合、外部(出来れば公的施設など)に開催場所を
確保する。外部開催の場合、施設予約の時間を考え1~2ヶ月前に手当てをする。
【開催通知の作成・配付】
@議案の作成
決算案書類等のほか、建物環境や居住者などの意向の把握に努め、理事会が総会に上程する(案)を作成する。(一般的に理事会業務として、規約に記されている)
A議案説明書の作成
議案説明書を読むことにより議決権行使の判断ができる内容とする。(別紙資料の利用も可)
B次第作成
議案の審議順序を決定。司会者など、各理事等による役割分担も決定する。
C開催通知の配付
議案ならびにその説明書と共に、出席票・議決権行使書・委任状・質問用紙を少なくとも
総会の2週間前までに総会開催案内通知として区分所有者(組合員)全員に配付する。
外部居住の区分所有者(組合員)に対しては、その2~3日前に郵送する
「区分所有法」
(招集の通知)
第35条 集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。
5 第一項の通知をする場合において、会議の目的たる事項が第十七条第一項、第三十一条第一項、第六十一条第五項、第六十二条第一項、第六十八条第一項又は第六十九条第七項に規定する決議事項であるときは、その議案の要領をも通知しなければならない。

「マンション標準管理規約 単棟型」
(招集手続)
第43条 総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする。
4 第1項の通知をする場合において、会議の目的が第47条第3項第一号、第二号若しくは第四号に掲げる事項の決議又は建替え決議であるときは、その議案の要領をも通知しなければならない。
【The point】総会の1週間前から出席票や委任状など、提出状況の一覧表を作成し、
未提出者に対するフォローをする。質問については「理事会としての解答」を用意する。
【役員候補の決定】
役員選出方法には、立候補・輪番制などがあるが、理事活動が可能な理事予定者の内諾を
得ておく。これからのマンション・マネージメントを考えれば、名前のみの理事は要らない。
規約により、理事・役員の条件(在住の区分所有者など)が限定されていれば、その条件
の緩和も考える。
◇総会決議(特別決議・普通決議)
区分所有者(組合員)は全員にて管理組合を構成して、マンションの建物・設備・敷地の管理を行なわなければならない。しかし区分所有者(組合員)全員で随時集まり話し合い、マンションを管理運営して行くことは現実的に難しいため、管理組合総会において業務範囲を決定し、それを規約に明記した上、区分所有者(組合員)の中より選任した理事・役員で理事会を組織してマンションの管理運営をすることとした。理事会活動も管理組合総会にて決定した範囲内の業務に限定されると言われるように、総会は、管理組合における最高の意思決定の機関となる。
総会の決議は、それぞれの事項により決議要件が異なり、特別決議と普通決議に分けられる。
適法な手続きを経て、管理組合総会で決議された事項は、区分所有者の他、特定承継人および占有者にも効力が及ぶことは言うまでもない。
【特別決議】
特別決議とは、区分所有法に定められている事項(資料参照)についての決議であり、その
決議要件が「区分所有者及び議決権の各3/4を必要とする」などとされているものである。
*建替え決議の決議要件は「区分所有者及び議決権の各4/5を必要とする」となる。
【普通決議】
普通決議とは上記特別決議以外の決議事項であり、区分所有法では、決議要件が「区分所有者及び議決権の各過半数を必要とする」とされているものである。ただし普通決議事項については、規約で別段の定めをすることができる。

(資料)「特別決議事項 区分所有法」
条項 条文 備考
17条1 共用部分の変更(その形状または効用の著しい変更を伴わないものを除く) 区分所有者の定数は、規約でその過半数まで減ずることができる。
共用部分の変更が専有部分の使用に特別の影響を及ぼすときは、その専有部分の所有者の承諾を得なければならない。
21条 共有に属する敷地などの変更 区分所有者の定数は、規約でその過半数まで減ずることができる。
共用部分の変更が専有部分の使用に特別の影響を及ぼすときは、その専有部分の所有者の承諾を得なければならない。
31条1 規約の設定・改廃 一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼすときは、承諾を得なければならない。
47条1 管理組合の法人化
55条2 管理組合法人の解散
58条2 専有部分の使用禁止請求
59条1 区分所有権の競売請求
60条2 占有者に対する引渡し請求
61条5 共用部分の復旧
62条1 建替え決議 (特別多数決) 区分所有者及び議決権の各4/5を必要とする。

【区分所有者数と議決権数】
決議要件の「区分所有者及び議決権の各OOを必要とする」にある区分所有者の数とは、
区分所有権を持つ人の数であり、一人が住居を複数所有していても区分所有者の数は1人と
数え、複数人数において一つの住居を共有する場合も区分所有者の数は1人として数える。
議決権の数とは、規約に別段の定めがない限り、専有部分の床面積の割合により決めら
れる数となる。ただし各住居の専有面積に大きな違いがないような場合、規約にて「議決権
は一住居につき1個とする」と定めることも出来る。

「区分所有法」
(議決権)
第38条 各区分所有者の議決権は、規約に別段の定めがない限り、第十四条に定める割合による。

(共用部分の持分の割合)
第14条 各共有者の持分は、その有する専有部分の床面積の割合による。
「マンション標準管理規約 単棟型」
(議決権)
第46条 各組合員の議決権の割合は、別表第5に掲げるとおりとする。
2 住戸1戸につき2以上の組合員が存在する場合のこれらの者の議決権の行使につい
ては、あわせて一の組合員とみなす。
3 前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者1名を選任し、その
者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければならない。

(資料)総世帯数100戸の議決権数および区分所有者数 (1戸1議決権の場合)
区分 戸数 議決権数 区分所有者数
 5戸所有者    2人 10 10 2人
 3戸所有者    2人  6  6 2人
 2戸所有者    2人  4  4 2人
 1戸所有者   80人 80 80 80人
合計 100戸 100 86人
特別決議  3/4(X0.75)  75  (100×0.75) 65  (86×0.75)
建替え決議 4/5(X0.80)  80  (100×0.80)  69  (86×0.80)


【総会決議】
総会における各議案の審議については、議案ごとの決議区分(特別決議又は普通決議)を明確にしなくてはいけない。各議案を決議する際には、区分所有者(組合員)総数及び議決権総数の報告をした上、各議案ついての委任、議決権行使を含む賛成・反対の票数合計を開示する。
普通決議事項の場合、「区分所有者及び議決権の各過半数」(規約にて別段の定め可)
特別決議の場合、「区分所有者及び議決権の各3/4など」の決議要件を満たしているか否かを
確認して決議する。
総会における議長(区分所有者の場合)の議決権行使については、区分所有法に規定されて
いないため、旧標準管理規約(単棟型)第45条2にある「総会の議事は、出席組合員の議決
権の過半数で決し、可否同数の場合には、議長の決するところによる。」の文言をマンション
規約に引用しているケースが多くある。しかし、旧標準管理規約(単棟型)第45条2によると、議長(区分所有者の場合)の議決権行使の機会や、「議長委任」などに対する取扱いの解釈に
ついて、意見の集約を図ることが難しくなる。そこで改正標準管理規約(単棟型)第47条2
では「総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する」と改正し、議長(区分所有者の
場合)も議案決議時に議決権を行使するとした。そして決議の結果が可否同数の場合は、否決
となるともした。居住マンションの規約が「旧標準管理規約」の文言を引用している場合は、
「改正標準管理規約」に準拠したものへと規約改正すると良い。
◇総会受付
【総会の出席資格者】
総会の出席資格者は、以下となる。
@区分所有者(組合員)本人
A区分所有者(組合員)の委任状に基づく代理人
B理事会が出席を認めた者
【区分所有者(組合員)の出席数】
区分所有者(組合員)の出席数とは当日出席の組合員の他,代理人を立てた組合員、議長等に
委任状を提出した組合員及び議決権行使書を提出した組合員の合計となる。
【The point】マンション・コミュニティーを考えると、規約にて「区分所有者の配偶者」
などと出席資格を限定した上、多くの居住者に参加を促すことも検討材料であろう。
(ただし議決権はなし)

◇総会開会
【総会成立要件】
議決権総数の半数以上(半数は成立)を有する区分所有者(組合員)、(議決権行使者、委任状提出者を含む)の出席があれば適法に総会開催が成立する。
【議長選出】
通常総会では、理事長が議長となる。(標準管理規約に準拠した規約の場合)
【開会宣言】
総会成立要件を満たしていることを報告して、議長は開会を宣言する。
【書記および議事録署名人の選任】
書記は、理事または管理会社担当者に依頼する。
議事録署名人2名は、総会出席者の中から議長が指名する。(規約にて出席理事2名として
いる場合は、その説明)
【議案採決の方法確認】
議事に入る前に、議決事項についての採決方法を決める。拍手や挙手による方法があるが、
可否の数が拮抗している議案については、挙手等として必ず票数をカウントして発表する。
【The point】審議内容の録音について、「個人情報」取り扱いの観点からも「議事録への
記載漏れが無い様に録音テープを使用したい」などと説明の上、参加者に了解を得る。
(了承の後、録音開始する)

◇議案審議
【審議の流れ】
一般的な流れとして
事業報告、会計報告、監査報告、議案事項、事業計画案、管理委託契約締結、予算案、役員選任
の順となる。(おおむね、この順であれば、各マンションの環境により内容や順序を検討するのも良い)議案審議においては、必要な資料が添付された上、充分な説明がされ、組合員が質問をすることにより判断できる内容であることが大切である。
事業報告:前年度事業計画を基とした報告。未実施事業がある場合、その理由も報告する。
会計報告:必要な資料を添付した上、実績や前年度予算との対比を報告する。
監査報告:会計のみの監査をする場合があるが、必ず事業と会計の監査をする。
議案事項:賛成(承認)、反対、棄権の判断ができる議案を上程する事が大切であり、審議は可否を採決するためのものとする。〔総会上程案の作成は理事会業務となっている。賛否の問えない(参加者への相談の投げかけ等)議案は上程するべきではない。〕

良い議案の審議例)ご説明した状況により、処理方法をOOとしたいのだが、賛否をお願いします。
悪い議案の審議例)△△議案について処理方法をどの様にするか、ご意見を聞かせてください。

事業計画案:修繕計画に伴う事業と自治活動(居住者コミュニケーション)の両面の案を柱
として作成する。
管理委託契約締結:適正化法により総会決議事項となった。(適正化法72条)
予算案:安直に前年度と同じとせず、各収入・支出について費用対効果を基に作成する。
役員選任:管理組合運営業務の継続性が大事であり、2年任期が望ましい。しかしマンションでは役員予定者が減少しているのが現実である。このような状況では、規約にある役員資格を緩和(例.組合員の配偶者または同居している一親等までの親族など)して役員候補者の幅を広げることも検討する。前述したが、これからのマンション・マネージメントを考えれば、名前のみの理事は要らない。
【The point】議案事項には「その他」項目は入れない。(「その他」項目について、規約にて可とされている以外は不適切である)議案はあらかじめ通知した事項についてのみ決議することができる。(区分所有法37条)総会で出た質疑については、極力回答する。(理事会回答の事前準備)質問の中に、議案と関係ないものが出た場合、答弁する必要はなし。ただし良好な総会運営のために、質問者に対して回答方法に誤解が生じない様に努める事が大切である。
「適正化法」
(重要事項の説明等)
第72条  マンション管理業者は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約(新たに建設されたマンションの当該建設工事の完了の日から国土交通省令で定める期間を経過する日までの間に契約期間が満了するものを除く。以下「管理受託契約」という。)を締結しようとするとき(次項に規定するときを除く。)は、あらかじめ、国土交通省令で定めるところにより説明会を開催し、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等に対し、管理業務主任者をして、管理受託契約の内容及びその履行に関する事項であって国土交通省令で定めるもの(以下「重要事項」という。)について説明をさせなければならない。この場合において、マンション管理業者は、当該説明会の日の一週間前までに、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等の全員に対し、重要事項並びに説明会の日時及び場所を記載した書面を交付しなければならない。
2マンション管理業者は、従前の管理受託契約と同一の条件で管理組合との管理受託契約を更新しようとするときは、あらかじめ、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等全員に対し、重要事項を記載した書面を交付しなければならない。
3前項の場合において当該管理組合に管理者等が置かれているときは、マンション管理業者は、当該管理者等に対し、管理業務主任者をして、重要事項について、これを記載した書面を交付して説明をさせなければならない。
4管理業務主任者は、第一項又は前項の説明をするときは、説明の相手方に対し、管理業務主任者証を提示しなければならない。
5マンション管理業者は、第一項から第三項までの規定により交付すべき書面を作成するときは、管理業務主任者をして、当該書面に記名押印させなければならない。
「区分所有法」
(決議事項の制限)
第37条 集会においては、第35条の規定によりあらかじめ通知した事項についてのみ、決議をすることができる。
「規約改定議案 例」
特別決議事項、特に規約改定などの議案提出の場合は議案説明書等にて、変更前、改定案を対比
して説明すると良い。
変更前 変更・追加 案
(管理費等の徴収)
第57条 管理組合は、第24条に定める管理費等及び第28条に定める使用料について、組合員が各自開設する預金口座から自動振替の方法により第59条に定める口座に受け入れることとし、当月分は前月の○日までに一括して徴収する。ただし、臨時に要する費用として特別に徴収する場合には、別に定めるところによる。
2 組合員が前項の期日までに納付すべき金額を納付しない場合には、管理組合は、その未払金額について年利○%の遅延損害金を加算して、その組合員に対して請求する。
3 前項の遅延損害金は、第26条に定める費用に充当する。
4 組合員は、納付した管理費等及び使用料について、その返還請求又は分割請求をすることができない。 (管理費等の徴収)
第60条 管理組合は、第25条に定める管理費等及び第29条に定める使用料について、組合員が各自開設する預金口座から自動振替の方法により第62条に定める口座に受け入れることとし、当月分は前月の○日までに一括して徴収する。ただし、臨時に要する費用として特別に徴収する場合には、別に定めるところによる。
2 組合員が前項の期日までに納付すべき金額を納付しない場合には、管理組合は、その未払金額について、年利O%の遅延損害金と、違約金としての弁護士費用並びに督促及び徴収の諸費用を加算して、その組合員に対して請求することができる。
3 理事長は、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行することができる。
4 第2項に基づき請求した遅延損害金、弁護士費用並びに督促及び徴収の諸費用に相当する収納金は、第27条に定める費用に充当する。
5 組合員は、納付した管理費等及び使用料について、その返還請求又は分割請求をすることができない。

【閉会宣言】
時間に余裕があれば、参加者から管理組合運営方法やマンション全般についての意見などを募る。
その後、議長による閉会宣言。
【The point】
総会の議事進行について、タイムテーブルを作成して各議題に所要する時間割り振りをしておく。
特に、総会開催場所を外部にした場合、使用時間に制限があることを参加者に理解してもらい
閉会予定時間を前もって告知する。

◇総会閉会後
【議事録作成】
議事録は議長が作成し、議長および議事録署名人2名は議事録に署名押印しなければならない。
議事録には、開会から採決方法、議案審議の内容など閉会までの経過およびその内容の要約を
記載する。そして決議について可否の根拠を示すため、区分所有者(組合員)総数、議決権総数、
出席(書面・代理人による出席を含む)区分所有者(組合員)数、その議決権数および各議案の
賛成区分所有者数、議決権数を記載する。(普通決議の場合には、賛成多数という表現も可)
議事録の作成期限は、法には明示されていないが、議事録は、保管して利害関係人の閲覧に供
さなくてはならない(区分所有法第33条、第42条)とされているため1ヶ月を目安として、
できるだけ速やかに作成すると良い。

【総括】
今後のマンションは、管理運営の質によって資産価値の差別化が始まると思われる。
マンションの管理運営は区分所有者(組合員)全員で行なうものであり、『管理運営の指針を
決める意思決定機関は管理組合総会である』と言うことを認識しなくてはならない。
(資料)
「2005年度、マンション関連情報」
国土交通省では、2005年より中古マンション流通促進等のため、管理費・修繕積立金・修繕履歴・規約改正などのデータベース化をはじめる。

現在、国内のマンションは約450万戸あり、1200万人が居住しその内、中古マンション
の年間売買件数は約4万5000件ある。それに鑑み国交省は2006年より、各マンションの
管理会社名や修繕積立金、管理費、過去の修繕内容、規約改正の記録などの情報をマンション
管理組合から任意で集め、データベース化し中古市場の流動化をはかる予定。
平成17年 資料作成 足立区マンション管理士会 森田


08/15
【駐輪問題】
無断違法駐輪で困っていたマンションの対策 一例

『自転車所有者の識別』
居住者の自転車に対し、登録証などのシールを発行して居住者車両の識別をする。
『駐輪ルールの徹底』
居住者に対して迷惑駐輪の現状を報告した上、下記のルールを告知する。
1.ルール違反がある場合拘束等の措置をする。
2.登録証などのシールが貼られていない車両については、外部所有者車両とみなす。
*迷惑駐輪に対する強行措置について告知する場合、その説明に「防災・防犯対策上必要な措置である」
との表現を入れると異論者(反対者)が少なくなる。(居住者のルール違反も多いため)
『外来者(来客)車両の駐輪ルール』
1.外来者(来客)用駐輪場所の設置。
2.外来者(来客)用駐輪証の発行。
3.訪問先表示の義務付け。・・・他
『違法駐輪対策』
1.違法駐輪について、「拘束措置」などをするむねの警告書を作成する。
2.警告書に「自転車防犯登録ナンバー」などを記載し、違法駐輪車両に結び付ける。
3.「自転車防犯登録ナンバー」がない違法駐輪車両は、デジカメ写真などを警告書に貼り付ける。
*「自転車防犯登録」 H6.6施行
自転車を利用するものは、その利用する自転車について、国家公安委員会の規定で定める所により
都道府県公安委員会が指定する者の行なう防犯登録を受けなければならない。

大変な作業だが、これを何回も繰返す事により違法駐輪の解決を目指す。

『悪質違法駐輪者に対して』
それでも違法駐輪を繰返す相手には、管理組合で一致協力して、車両拘束などの措置を実施する。
この場合は必ず、措置実施までの経過を記録書類として残しておく。

<管理費等>
07/12
【修繕積立金】
修繕積立金の使い道は規約にて定めます。一般的な使い道は下記の通りになります。
1.一定年数の経過ごとに計画的に行なう修繕
2.不測の事故その他特別の事由により必要となる修繕
3.敷地及び共用部分等の変更
4.建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項の調査費用
5.その他敷地及び共用部分等の管理に関し、区分所有者全体の利益のために必要な費用・・・etc

06/29
【管理費】
管理費の使い道は規約にて定めます。一般的な使い道は下記の通りになります。
1.管理員人件費
2.委託業務費
3.清掃費、消毒費及びごみ処理費
4.共用設備の保守維持費及び運転費
5.備品費、通信費、その他事務費
6.共用部分等に係る火災保険料その他損害保険料
7.経常的な補修費
8.専門的知識を有する者の活用に要する費用
9.地域にも配慮した居住者間のコミュニティー形成に要する費用
10.管理組合の運営に要する費用
11.その他敷地及び共用部分等の通常の管理に要する費用・・・etc

06/13
【管理費・修繕積立金の意義】
マンションを健全に管理運営するためには、相応な費用が必要となります。
それを賄うために管理費、修繕積立金などがあります。
管理費は、共用部分の日常的な管理の費用であり、修繕積立金は建物や設備の資産価値を
維持・向上するためにおこなう、計画的な修繕のための積立金となります。
管理費と修繕積立金の支払い義務は、マンションを購入した時から発生します。
管理費・修繕積立金を家庭生活に置き換えてみれば、管理費は生活費となり、
修繕積立金は将来のための預貯金となります。

<議事録作成編>
06/08
【議事録作成のポイント 例】
記載の内容は議事の経過や要領、およびその結果とします。管理組合により記載方法についての
違いはあるでしょうが、下記の事項などについて記載すると良いでしょう。
1.総会開催の日時と場所。
2.組合員総数ならびに議決権総数。規約に定められた総会成立の定足数。
  総会出席者数とその議決権数および委任状・議決権行使書等の提出者数。
3.適法に総会が成立した宣言とその宣言者。
4.議長選出の規約条文による根拠。
5.議案ごとの決議要件(特別・普通決議)と経過や要領など、そして賛成議決権数(賛成多数)などを
  記した決議結果。
  例)第O号議案(普通決議)は賛成議決権数O個(賛成多数としても可)をもって承認された。
6.閉会宣言の宣言者と閉会の時間。
7.議長および議長が指名した2名の総会出席者(規約に準じる)の署名押印。
*特別決議事項や賛成・反対の数が拮抗している議案の決議結果については、必ず票数の
 集計をしてその結果を記載する事が必要です。

05/31
【議事録作成】
総会後、議長は議事録を作成します。記載内容は、議事の経過の要領およびその結果とします。
議事録は総会に欠席した組合員等も閲覧しますので、一ヶ月以内を目安に出来るだけ早く
作成して下さい。なお議事録を作成しない場合や、記載すべき事項を記載せず、
虚偽の記載をすると法律により罰せられることがあります。
また一度作成された議事録を訂正することは、場合によっては裁判に委ねることにも
なりかねませんのでご注意下さい。今回法律改正があり、フロッピーディスクやCD−ROM
で議事録を作ることもできるようになりました。この場合は規約で決めておかなければ
なりませんので、規約改定が必要になります。


05/21
【決算書の見方】
管理組合の財産状況を知るためには、一年間の収入と支出が集計されている「管理費等収支計算書」
「修繕積立金収支計算書」そして、財産状況を表した「貸借対照表」が必要となります。
(各名称は管理会社によって異なります)
「収支計算書」では、管理費や修繕積立金の金額が年度ごとに変更されているようなことがなく、
理論値価格通りに計上されているかを確認します。(値上げなどの変更がない限り、変更はありません)
「貸借対照表」では、未収金の金額に注意します。未収金の主な原因は、管理費や修繕積立金の滞納による
場合が多いものです。

05/11
【規約変更-2】
総会の決議事項には、普通決議と特別決議があります。規約の改正・変更は特別決議事項となり、
特別決議事項の決議要件は、「区分所有者及び議決権の各3/4以上を必要」となります。

05/07
【規約変更-1】
規約は、マンションの区分所有者や居住者にとって、とても重要であり大切なものです。
マンションの区分所有者や居住者は、必ず規約をよく読み、理解しなくてはなりません。
そして、規約が現在の居住環境に即していないような場合は、規約の改正・変更を検討するとよいでしょう。
特に、新築入居時の規約(原始管理規約)の場合は、見直しが必要です。
規約・細則は区分所有者の意思で変更することが出来ます。

04/18
【専門委員会】
「専門委員会」は、事案について比較的長期に亘り検討しなければならず、これら分野の知識、経験を有する組合員などで組織することが有効の場合設置します。(大規模修繕、ペット問題、規約・細則変更など)
「専門委員会」の位置付けは、理事会の下部組織とし、諮問機関とする事が大切です。
委員の構成について、半数は自治会役員など居住者間のネットワークを持つ人や居住者の意見を代弁できる人を選びます。理事会との連絡を蜜にする意味で少数の理事会役員が参加することが望ましいでしょう。
専門知識を持つ居住者の参加は必要ですが、専門知識者のみで構成することはあまり意味がありません。

04/13
【監査報告】
監査報告は、必ず上程しなくてはならないとされている議案です。
総会において、第O号議案「会計監査」として、会計監査報告のみを実施している場合は、議案を「監査報告」などとします。
そして監査報告は、会計監査および業務監査を行ないます。

04/08
【挨拶のしかた】
ここでは、通常総会(定期総会)における開会挨拶のポイントについて書きます。
1.OOマンションの第OO期(OO年度)通常総会(定期総会)であることを表明します。
2.議長選任根拠の説明をします。(規約で定められている場合がほとんどと思われますので、その該当条文の説明)
3.総会開催要件である定足数(規約参照)を発表し、適法に開催できるむねの報告をします。
4.書記と議事録署名人を選出します。
5.議案の採決方法(挙手など)を確認します。
上記の他、総会閉会予定時刻を告知しておくと良いでしょう。(外部施設を利用しての総会開催の場合は、特に必要です)

04/01
<開催編>
【総会開催要件の確認】
区分所有法では、総会開催要件としての定足数を定めていません。
ここでは、「改正マンション標準管理規約第47条」の開催要件を元に説明いたします。
第47条によれば、「総会の会議は議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなくてはならない」とされています。
この出席数の数え方は、出席者議決権数、委任状提出者、議決権行使者の合計数となり、一人で複数個の議決権を持っている場合はその数も加えます。

3/26
【通知の配付方法】
議案ならびに議案説明書とともに、出席表・委任状・議決権行使書そして質問用紙を少なくとも総会の2週間前(規約で伸縮可)までに総会開催案内通知として区分所有者全員に配付します。外部居住の区分所有者に対しては、その2〜3日前に郵送するとよいでしょう。
総会案内通知を配付した際には、出席表の提出確認リスト{出席、欠席、委任状(代理人名)、議決権行使(賛成・反対)、質問の有無などの必要項目を表にしたもの}を作成して未提出者に対する確認準備をします。質問用紙による質問については、理事会としての回答を用意します。

3/22
【次第の作成】
議案の審議順序。その他議長選出や司会者・書記の選任、そして議事録署名予定者などについて理事会内意見調整をした上、次第に組み入れます。
外部開催の場合は、会場使用時間に制限がありますので開会から閉会までのタイムテーブルを作成しておくと良いでしょう。

3/18
【議案説明書の作成方法】
総会の決議事項については、その出欠席にかかわらず区分所有者やその家族・承継人・占有者などにも効力が及びます。よって区分所有者は総会に出席して、各議案の決議に参加する事が大切です。
しかし実際の総会出席状況をみると、出席者2割、委任状提出者5割が良い所ではないかとも思います。
総会招集者(理事長)は、ぜひとも総会開催通知書に出欠席票・委任状の他、議決権行使書も添付してそれを有効に利用することを考えて下さい。
そして、総会を欠席しなくてはならない区分所有者は、委任状によるお任せではなく、議案説明書をよく検討して区分所有者として責任の下に、ぜひとも議決権の行使をして下さい。
総会招集者(理事長)は、総会欠席者に対して、読むことにより議案の賛否を検討できるような「議案説明書」の作成をして下さい。
「議案説明書」の作成業務は大変な作業となりますが、賛否の拮抗している議案決議について、その決議のよりどころを多くの委任状に頼る事により、将来区分所有者同士で紛糾してしまう事を考えればその作成の労は惜しまないようにするべきです。
『すぐに役立つ マンション管理ガイド』(日経BP社発行)
共著にて執筆しました。参考URL:http://bpstore.nikkeibp.co.jp/item/main/148222046850.html

03/11
2.随時議案
 マンションの居住環境などを検証して、新たに必要と思われる居住者ルールの徹底や作成、事業推進のための組織(専門委員会など)設置などについて議案化をします。
その他、現状にあった規約改定も必ず検討して議案化すると良いでしょう。
特に「管理費等滞納」の問題に対処するために、規約にある『(管理費等の徴収)項目の中に、「理事長は、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行することができる」』などの条文を新設する事を総会上程案として理事会にて検討して下さい。
管理会社との委託契約についても総会議案となります。

03/06
【議案の作成方法】
議案には必ず上程しなくてはいけないものと、各マンションの環境や状況により上程するものがあります。
1.必ず上程する議案
・事業報告  前年度事業計画を基に実施事業内容について作成する。未実施事業についてはその理由等を報告する。
・決算報告  実施事業等の収支明細を含めた決算報告書を添付して、その費用対効果を説明報告する。
・上記にともなう監査報告  監事による監査報告書を添付する。
これらの報告は、管理者(規約により理事長)の義務として区分所有法に定められています。(義務違反者には過料の規定あり)

02/27
【開催通知の作成】
開催通知には、「日時」「場所」「議題」「出欠席返信締切日」を表記します。開催通知とともに、議案説明書および議案の付帯資料や出席票を作成します。
出席票の中には、委任状・議決権行使書・質問書などをを入れ、用紙には区分所有者の住居番号、署名、押印欄を設けます

02/25
【場所の設定は】
集会室を利用出来ない場合。公民館や住区センターのような公的施設の利用を検討します。総会では、マンションの内部情報や滞納問題のような個人情報を審議するケースがあるのでファミリーレストラン等の利用は避けるべきです。個人の居室利用についても、その負担を考えれば避けた方が良いでしょう。

02/24
<準備編>
【いつ開催するか】
総会は新会計年度開始後2ヶ月(規約により変更は可)以内に開催します。総会は区分所有者にとって重要な会議となりますので、開催日時の決定にあたっては、多くの参加者が見込める日時に設定すると良いでしょう。

02/23
明日からは、管理組合における最高の意思決定機関である、管理組合総会の準備から開催までを書いていきたいと思います。
こんな内容のつもりです。

02/22
【区分所有法】
正式名称は「建物の区分所有等に関する法律」と言い、民法の特別法でマンションの憲法と言われるもの。マンションなどで生ずる法律問題を解決する法的基準を示し、トラブル発生を未然に防ぐことを目的として昭和37年に制定された。(昭和58年および平成14年に改正)
【適正化法】 正式名称は「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」と言い、マンションにおける良好な居住環境の確保を図り、国民生活の安定向上等に寄与することを目的としたもの。主な内容として、以下がある。
@ 区分所有者(組合員)はマンション管理に関し、組合の一員として役割を果たすべく務める。(第1章)
A 管理組合の運営管理に関し相談に応じ、助言等を行なう者として国土交通大臣の登録をうけたマンション管理士の創設(第2章)
B マンション管理業者、管理業務主任者の登録制度およびその業務に関し、国土交通大臣所轄による必要な規制と監督の実施。(第3章)
【標準管理規約】 正式名称は「マンション標準管理規約」と言い、建物、居住形態により「単棟型」 「団地型」「複合用途型」がある。位置づけとしては、管理規約を制定する場合の参考 規約となる。規約はそれぞれのマンションの実態に応じて制定する。

02/21 【管理組合総会および理事会の意義】 区分所有者(組合員)は、全員にて管理組合を構成して、マンションの建物・設備・敷地の管理を行なわなければなりません。 しかし、マンションを管理運営するために随時、区分所有者(組合員)皆様で集まり話し合うことは現実的に難しいものです。そこで管理組合総会において業務範囲を決定し、それを規約に明記した上、区分所有者(組合員)の中より選任した理事・役員で理事会を組織してマンションの管理運営をいたします。 ただし、理事会活動も管理組合総会にて決定した範囲内の業務に限定されると言われるように、管理組合総会は、管理組合における最高の意思決定の機関となります。

新米ホームページ管理者の森田です。
これからジャンルにこだわらず、色々な情報を発信していきます。よろしくお願いします。

『すぐに役立つ マンション管理ガイド』(日経BP社発行)
共著にて執筆しました。参考URL:http://bpstore.nikkeibp.co.jp/item/main/148222046850.html

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